Impostazioni base
Impostare i livelli di approvazione
Alcune strutture hanno la necessità di gestire l'approvazione degli ordini, ad esempio quando un servizio (come un reparto) fa una proposta d'ordina che poi deve essere approvata centralmente. MediProcurement supporta questa funzionalità fino a 2 livelli approvativi (ad esempio reparto -> struttura -> ufficio acquisti). Per impostare questa funzione andare alla pagina Gestisci livelli e impostare il numero di livelli di approvazione (Inserimento diretto / Un livello approvativo / Due livelli approvativi)
Creazione degli utenti secondari
Una volta impostati i livelli di approvazione è possibile creare utenti secondari a cui assegnare i ruoli.
Se si è scelto l'inserimento diretto non ci sono ruoli da assegnare, tutti possono fare tutto.
Se invece si sono scelti 1 o 2 livelli di approvazione, i ruoli disponibili sono 3:
- Inserire (disponibile chi ha scelto 1 o 2 livelli di approvazione)
- Verificare (disponibile chi ha scelto 2 livelli di approvazione)
- Approvare (disponibile chi ha scelto 1 o 2 livelli di approvazione)
E' possibile attribuire ad uno stesso utente più ruoli, cambiandoli nel tempo.
Facciamo un esempio.
Una Casa di Riposo appartiene ad un gruppo e i suoi ordini devono essere approvati da un ufficio ordini centrale, dopo una approvazione del direttore della struttura. Gli ordini vengono creati dal caposala di ogni reparto.
In questo caso si dovranno scegliere 2 livelli di approvazione.
I caposala -> Inserire
Direttore della struttura -> Verificare
Ufficio acquisti -> Approvare
Quando il direttore di struttura è assente per un periodo prolungato (ad esempio per le ferie) può delegare ai caposala l'approvazione degli ordini attribuendogli temporaneamente il ruolo "verificare".
Come ordinare
Oltre che con la navigazione a catalogo è possibile ordinare attravero due sistemi di ordine rapido, gli ordini rapidi e le liste di acquisto, accessibili dalla barra qui a sinistra.
Ordini rapidi
Con gli ordini rapidi è possibile creare un ordine partendo dal codice a barre dei prodotti utilizzando un lettore a barre usb o wireless. Il sistema interpreterà il codice a barre e riempirà il carrello con i prodotti scansionati.
Liste di acquisto
E' possibile anche salvare più liste di acquisto predefinite per creare carrelli rapidamente. Per aggiungere un prodotto ad una lista di acquisto nella scheda prodotto cliccare sul cuore a destra del prezzo.
Gestione dei centri di costo
E' possibile creare dei centri di costo all'interno dei quali caricare i prodotti in ordine. I centri di costo vengono poi riportati in fattura rendendo possibile l'attribuzione corretta dei costi.
Uno degli usi più standard è quello di attribuire un centro di costo ad ogni servizio (ad esempio un reparto). Riempiendo il carrello (che può contenere più centri di costo differenti) è possibile quindi segnalare che certe quantità di un prodotto sono per il Reparto A e altre per il reparto B.